Solicitudes de canciones y presentaciones

Cómo funcionan las solicitudes

Quizás alguien de su congregación quiera cantar un especial el Domingo de Resurrección, o un joven quiera tocar una pieza instrumental el mes que viene. Las solicitudes de canciones y presentaciones les dan una forma sencilla de pedirlo, y a usted una forma sencilla de decir sí, no o «¿qué tal otra semana?».

El flujo tiene dos lados:

• El lado de la congregación: las personas envían solicitudes a través de la página pública de música de su iglesia. No necesitan una cuenta de PraisePro.
• El lado del administrador: las solicitudes llegan a la pestaña Solicitudes dentro de PraisePro, donde su líder de alabanza o los administradores las revisan.

La página pública de música proviene de la función de Propuestas de música, que se activa en Integraciones > Propuestas de música. Puede proteger la página con un PIN (de 4 a 6 dígitos) para que solo quienes usted haya invitado puedan enviar solicitudes. Hay un interruptor de Requerir PIN si prefiere dejar la página abierta. Consulte la guía de Propuestas de música para la configuración completa.

Cómo se envía una solicitud

Desde el punto de vista de quien solicita, es rápido:

1. Abre el enlace de la página de música de su iglesia.
2. Si usted requiere un PIN, lo introduce.
3. Rellena el título de la canción o presentación, su nombre y datos de contacto, y la fecha en la que le gustaría participar.
4. Puede indicar cómo planea presentarla (por ejemplo, estilo karaoke con una pista de acompañamiento, o con un instrumento) y adjuntar una pista de audio si la tiene.
5. Envía la solicitud, y esta llega directamente a su equipo.

Revisar las solicitudes

Los administradores y editores encontrarán cada solicitud en la pestaña Solicitudes de PraisePro. En el teléfono, está en el menú Más, y una pequeña insignia muestra cuántas solicitudes están esperando.

Las solicitudes se agrupan por estado con pestañas de filtro en la parte superior:

• Pendientes: solicitudes nuevas que esperan una decisión
• Aprobadas: solicitudes que usted aceptó y colocó en un servicio
• Rechazadas: solicitudes que usted declinó
• Reprogramadas: solicitudes en las que usted sugirió otra fecha y espera la respuesta del participante

Cada tarjeta de solicitud muestra el título de la canción, quién la pidió, la fecha solicitada y etiquetas útiles como Karaoke o Instrumento, además de una insignia de Pista si adjuntaron audio. Si ya existe un servicio en la fecha solicitada, PraisePro lo señala con una nota de «Se puede añadir a» para que sepa exactamente dónde encajaría la solicitud.

Aprobar una solicitud

¿Listo para decir que sí? Haga clic en Aprobar en una solicitud pendiente:

1. Si ya existe un servicio para esa fecha, PraisePro muestra a qué servicio se añadirá la presentación.
2. Si aún no existe un servicio, puede marcar Crear nuevo servicio y darle un nombre y una hora ahí mismo en la ventana de aprobación.
3. Opcionalmente, añada una nota para el participante, como «Por favor, llegue 15 minutos antes».
4. Confirme, y la presentación se adjunta al servicio como un elemento del programa.

El participante recibe un correo avisándole de que está confirmado, incluida cualquier nota que usted haya escrito.

Rechazar una solicitud

A veces la respuesta es no, y no pasa nada. Haga clic en Rechazar en la solicitud y añada un motivo breve, como «La agenda está llena para esta fecha». PraisePro envía al participante un correo cordial con su nota, para que nadie se quede preguntándose qué pasó. La solicitud pasa a la pestaña Rechazadas para su registro.

Sugerir una nueva fecha

A menudo la canción es estupenda pero la fecha no. En lugar de rechazar, haga clic en Reprogramar:

1. Elija una fecha sugerida (y opcionalmente una hora).
2. Añada una nota amable, como «La fecha original está llena, ¿le vendría bien esta?».
3. Envíe la sugerencia.

El participante recibe un correo con la fecha que usted sugirió y una forma sencilla de aceptarla o rechazarla. Mientras espera, la solicitud permanece en la pestaña Reprogramadas. Si acepta, puede aprobarla para la nueva fecha; si rechaza, la tarjeta se marca como «Reprogramación rechazada por el participante» para que sepa cómo está la situación.

Correos a los participantes

PraisePro mantiene informados a los participantes automáticamente. Reciben un correo cuando su solicitud es aprobada, rechazada o cuando se les sugiere una nueva fecha, y cada correo incluye cualquier nota que usted haya añadido. Estos correos se envían en el idioma de su iglesia (el idioma configurado para su cuenta de PraisePro), de modo que una congregación de habla hispana recibe correos en español sin ningún trabajo adicional de su parte.

Sus administradores también reciben aviso de las nuevas solicitudes, así que ninguna queda sin ver. Para saber más sobre cómo PraisePro envía correos, consulte Correo y notificaciones.